Systeemisen ajattelun voima – osa 2: systeeminen ymmärrys ja kuva johtamisen ja kehittämisen tukena

Systeemisen kuvan rakentaminen on keskeinen askel kohti tehokasta kokonaisuuden johtamista. Tämä tarkoittaa kaikkien relevanttien tekijöiden huomioimista ja niiden välisen vuorovaikutuksen ymmärtämistä. On suositeltavaa, että tämän prosessin toteuttaa ulkopuolinen, neutraali toimija, jolloin varmistetaan objektiivinen ja monet äänet huomioiva näkökulma.

Kirjoituksen ensimmäisessä osassa käsittelimme sitä, kuinka kokonaisuuden johtaminen nykypäivän monimutkaisessa maailmassa vaatii syvällistä ymmärrystä siitä, miten eri osat vaikuttavat toisiinsa.

Kun kohdataan haasteita kokonaisuuden johtamisessa, erityisesti kun kyseessä on ihmisiin ja monimutkaisiin vaikutusketjuihin perustuva järjestelmä, on ensiarvoisen tärkeää varmistaa, että päätöksentekijät ymmärtävät päätösten sivuvaikutukset ja sen järjestelmän rakenteen, jossa toimitaan. Systeeminen lähestymistapa auttaa hahmottamaan ja hallitsemaan kokonaisuutta kestävästi.

Monimutkaisissa järjestelmissä tehdyillä päätöksillä voi olla pitkäaikaisia ja kauaskantoisia vaikutuksia, jotka eivät ole heti ilmeisiä. Tämän vuoksi päätöksenteossa on tärkeää ymmärtää toimenpiteiden potentiaaliset seuraukset laajemmassa kontekstissa. Liian yksinkertaiset ratkaisut voivat pahimmillaan pahentaa alkuperäistä ongelmaa tai luoda uusia haasteita.

Organisaatiot kohtaavat usein siiloutumisen ongelman, jossa eri osastot tai yksiköt toimivat erillään toisistaan ilman riittävää yhteistyötä tai ymmärrystä kokonaiskuvasta. Tämä voi johtaa päällekkäisyyksiin, resurssien hukkaamiseen ja strategisten tavoitteiden saavuttamisen vaikeutumiseen.

Ratkaisuna systeemisen kuvan rakentaminen

Systeemisen kuvan rakentaminen on keskeinen askel monimutkaisten haasteiden ymmärtämisessä ja ratkaisemisessa. Tämä tarkoittaa kaikkien relevanttien tekijöiden ja niiden välisen vuorovaikutuksen huomioimista. Neutraalin toimijan rooli voi olla arvokas, sillä se auttaa välttämään yksipuolisten näkemysten vääristymiä. Esimerkiksi koulujärjestelmän muutoksissa on otettava huomioon laaja-alainen verkosto, johon kuuluvat niin opettajat, oppilaat, vanhemmat kuin muutkin koulutuksen toteutumiseen vaikuttavat tahot.

Kun kohdataan haasteita kokonaisuuden johtamisessa, erityisesti ihmisiä ja monimutkaisia vaikutusketjuja sisältävissä tilanteissa, on syytä varmistaa että ymmärtää päätösten mahdolliset sivuvaikutukset ja sen kontekstin, jossa toimii. Systeeminen lähestymistapa auttaa hahmottamaan laajempaa kuvaa ja varmistamaan, että päätökset ovat kestäviä pitkällä tähtäimellä.

Systeeminen ajattelu ja kehityshankkeet

Kehittämistyö on luonteeltaan dynaamista ja jatkuvasti muuttuvaa, ja se toteutetaan usein hankkeiden tai projektien muodossa. Tämä projektiluonteisuus tuo mukanaan omat haasteensa, kuten kokonaiskuvan hahmottamisen vaikeuden ja pitkäjänteisen suunnittelun puutteen.

Vaikka projektipohjainen lähestymistapa mahdollistaa joustavuuden ja monipuolisten strategioiden tutkimisen, se voi myös johtaa suunnan puutteeseen ja pirstaloitumiseen. Systeeminen lähestymistapa tarjoaa työkaluja, jotka auttavat johtamaan kehittämistä kokonaisvaltaisesti ja vaikuttavasti. Se parantaa organisaation kykyä saavuttaa pitkäkestoisia ja merkittäviä muutoksia.

Systeeminen ajattelu tuo apua haasteiden taklaamiseen kehittämishankkeissa:

• Keskeneräisyyden johtaminen – kehitysprojekteissa on harvoin selkeitä vastauksia tai valmiita polkuja, ja systeeminen lähestymistapa auttaa tekemään informoituja päätöksiä keskeneräisen tiedon varassa.
• Menestyksekkäiden rakenteiden tunnistaminen ja luominen – tunnistamalla toimivat mallit ja rakenteet voi toistaa menestystä ja välttää aiemmin tehdyt virheet.
• Pitkäjänteisyyden ja turhien asioiden karsimisen tasapaino – systeeminen näkökulma auttaa erottelemaan olennaisen epäolennaisesta, keskittymään pitkän aikavälin tavoitteisiin ja karsimaan toimintaa, joka ei palvele päämäärää.
• Vaikutusten ja vaikuttavuuden kaukaisuuden hallinta – vaikuttavuuden arvioiminen on haastavaa, erityisesti kun tavoitteet ovat monimutkaisia ja toteutuvat vasta pitkällä aikavälillä, ja systeemisyys auttaa hahmottamaan näitä vaikutuksia paremmin.

Jotta kehittämistä voisi aidosti ohjata vaikuttavaan suuntaan, tulee kokonaisuuden olla hyvin hallussa. Tämä auttaa menestyksekkäiden polkujen erottamista niistä, jotka eivät johda mihinkään.

Systeeminen näkemys on keskiössä portfolioiden hallinnassa, ja sen avulla voi pitää yllä ajantasaista kuvaa kaikista meneillään olevista hankkeista, tunnistaa puuttuvia palasia ja ohjata resursseja tehokkaammin. Tämä mahdollistaa oikea-aikaisen ohjaamisen ja yllättävien kehitysaskeleiden hyödyntämisen kokonaisuuden eduksi.

Tilannekuvan merkitys

Jos menestyksen indikaattorit ovat hyvin määritellyt ja relevantit, systeemimalleilla voi jopa hahmotella kokonaisuuden indikaattoreihin nojaavaa vaikuttavuutta. Usein tämä on kuitenkin hankalaa, sillä tavoitellut vaikuttavuudet ovat monisyisiä ja kaukaisia.

Tämä näkyy esimerkiksi kaupunkien kehittämisessä ja varsinkin kaupunkialueiden rinnakkaisessa kehittämisessä. Vaikkapa Suomen tasolla on monia rinnakkaisia kehityshankkeita, jotka pyrkivät vastaamaan samaan haasteeseen. Hankkeet eivät keskustele keskenään eivätkä näin ollen saavuta synergiaetuja. Päivittyvä kuva portfoliosta on tärkeä, jotta ohjaaminen tapahtuu oikea-aikaisesti ja yllättävät kehitysaskeleet pystytään hyödyntämään kokonaisuuden hyväksi.

Systeeminen lähestymistapa kehittämisen johtamisessa tarjoaa monia mahdollisuuksia organisatorisen tehokkuuden ja vaikuttavuuden parantamiseen. Jatkotoimenpiteenä organisaatioiden tulisi harkita systeemisten työkalujen kartoitusta ja soveltamista, koulutusta ja osaamisen kehittämistä sekä portfoliojohtamisen kehittämistä, jatkuvaa arviointia ja iterointia.

Systeeminen lähestymistapa on perustavaa laatua oleva ajattelutapa, joka voi muuttaa sitä, kuinka organisaatiot lähestyvät monimutkaisia haasteita ja hyödyntävät tärkeitä mahdollisuuksia.